Эксперт говорит - подборка публикаций за неделю

Уважаемые коллеги! Предлагаем Вашему вниманию очередную подборку интересных и вдохновляющих публикаций от Сообщества Практиков Проектного Управления (автор и модератор канала - Александр Калтыков, вице-президент СОВНЕТ).

Важные администраторы проектов

Евгений Гаврилов,
Директор по стратегии и инвестициям Метафракс Кемикалс

«Мысль, с одной стороны, простая, а с другой - не всегда очевидная для компаний, которые начинают внедрение проектного управления «с нуля». Как обычно бывает: описываются правила управления, устанавливается ПО, назначаются руководители пилотных проектов. Довольно быстро РП осознают, что бОльшая часть времени у них уходит на заполнение планов и отчётов, а управлять проектом некогда. Этап страдания рано или поздно приведёт к правильной мысли - РП в помощь нужны администраторы.

В этот момент можно пойти по простой дорожке и взять в команду администратора, как секретаря или персонального помощника РП. Разумеется, это освободит значительную часть времени РП с «бумажной работы» для принятия решений по проекту. Но, часть функционала АП, при этом, будет потеряна.

Более разумно взять АП в штат проектного офиса, подготовить его согласно принятым правилам и установленному ПО, а после этого направить в конкретный проект. При этом, помимо прямых поручений РП, для АП разумно установить, как минимум, следующие регулярные обязанности:

⁃ Ежедневный контроль отсутствия просроченных задач
⁃ Ежедневный контроль недекомпозированных задач согласно установленному в уставе правилу набегающей волны
⁃ Ежедневный контроль наличия объективных свидетельств у работ, завершенных на 100%
⁃ Ежедневные запросы исполнителям из команды проекта на устранение отклонений
⁃ Эскалация на РП системных отклонений
⁃ Ежедневное обновление работ календарного плана информацией от исполнителей из состава команды проекта
⁃ Периодичное обновление бюджета проекта фактом взятых обязательств, проведенных платежей и принятых работ (если этот функционал выполняется финансистами, проведение сверки с ними)
⁃ Ведение электронного архива документов
⁃ Подготовка отчетов о реализации проекта для РП
⁃ Подготовка отчетов о реализации проекта для куратора проекта
⁃ Инициация обновления базы знаний и правил управления проектами
⁃ Консультирование РП и членов команды проекта о применении правил управления проектами и использования ПО

В таком случае АП одновременно разгрузит РП и будет поддерживать в команде проекта единые принятые в компании правила управления проектами».

Скорость или качество

Пётр Пономарев - директор департамента управления проектами АО «КОНСИСТ-ОС» организации Госкорпорации «Росатом»

«Последнее время все чаще сталкивался с ситуациями когда надо для снятия риска или решения проблемы срочно выполнить определенные действия, но если руководитель проекта между скоростью и качеством выбирает последнее, то зачастую тщательность проработки мероприятий, дополнительный сбор и уточнение информации приводит к серьезной потере в скорости реализации мероприятий, направленных на исправление критичной ситуации в проекте. 

Часто потери в скорости реализации коррекционных мер приводят к их неактуальности и отсутствия их влияния на устранение проблем или снятие рисков в проекте. 

Мы для себя выбрали стратегию разумных допущений, резервов по срокам и увеличения скорости реагирования и реализации намеченных или поставленных руководством мероприятий. Практика показала правильность такого выбора, поскольку трудозатрат на проработку затрачивается меньше, а эффективность проведения коррекционных мер увеличилась. 

Уже неоднократно со всех трибун слышим рассказы о том, что мы живём в быстро меняющемся мире, который требует и от нас такой же динамичности, скорости реакции, проактивности. 

Это не призыв полностью забыть про качество, которым всегда надо заниматься в проектах. Главное, всегда задавать себе вопрос «в текущей ситуации важнее скорость или качество» и, в зависимости от ответа на него, переключать приоритеты».

О благодарности

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

«Опять из последней практики…

Только ленивый проектный теоретик ещё не высказался о важности мотивации на всех уровнях. И один из сильнейших мотивирующих инструментов – это простое человеческое «спасибо». А тут в процессе закрытия проекта и методических разговоров с руководителем проекта, я задумался – а ведь мягко говоря не все и не всегда это делают, хотя, казалось бы, что может быть проще?

Какое количество писем в день руководитель проекта пишет на протяжении всего периода реализации проекта? Что мешает сделать это в конце? Почему бы не написать благодарность членам команды и заказчикам проекта (с копией на непосредственных руководителей, если вы работаете в матрице) за проделанную работу? Вот мне, например, приходилось получать лишь пару раз письма от руководителей команд, в которых я был одним из исполнителей.

У вас есть возможность сделать это всего за пару строк, за пару абзацев, а кому-то из сотрудников это письмо может принести новые возможности в карьерном росте и повысить их вознаграждение, а также добавить несколько положительных эмоций к вашей репутации. К тому же, возможно, вы сможете получить пару дополнительных бонусов за свою работу, улучшите имидж как менеджера, и карму, и в будущем люди будут ещё больше заинтересованы в сотрудничестве с вами.

Важно, чтобы письмо было написано искренне и содержало благодарность всем участникам проекта. Желательно, чтобы оно включало в себя персонализацию по каждому из участников (или хотя бы по их направлениям). В этом случае оно скорее достигнет своей цели и будет более эффективным. Кроме того, адресная благодарность всегда приятнее абстрактной.

А Вы пишите ли благодарности команде или заказчикам в конце проекта или по достижении значимых вех? Считаете ли вы это целесообразным? Как вы получаете обратную связь?

P.S. Благодарственное письмо, отправленное в конце проекта, не заменит собой завершающий банкет!»

Глобальное сотрудничество IPMA

Антон Ганжа, региональный менеджер «ВЭБ.РФ» в ВО, к.ф-м.н.

«Очень важное сообщение опубликовано на сайте СОВНЕТ(https://sovnet.ru/news/globalnoe-sotrudnichestvo-ipma-vo-imya-luchshego-budushchego).

«В рамках проходившего с 10-го апреля в течение двух дней в Берлине PMI Global Summit 2024 произошла встреча руководителей двух ключевых глобальных организаций - IPMA и PMI, - являющихся мировыми лидерами проектной деятельности.

Международную ассоциацию управления проектами IPMA представляли Президент Младен Вукоманович, Вице-президенто по Финансам Владимиром Обрадовичем и Вице-президент по Членству Питером Туй.

Международный Институт управления проектами PMI представляли Пьер Ле Ман, Генеральный Директор, Йоханнес Хайнлайн, Директор по развитию, ЛисанДрейбон, Управляющий Директор региона Европа, и ЛенкаПинкот, директор по персоналу.

В центре обсуждений была интеграция практик устойчивого развития и этики в управление проектами.

Было заявлено, что IPMA и PMI играют ключевую роль не только в создании образа профессии проектного менеджера, но и в формировании самой структуры нашего общества, успешно сотрудничают с глобальными организациями с целью популяризации проектной профессии и продвижения единой позиции в отношении реализации проектов, уделяя особое внимание устойчивому развитию и регенеративному дизайну.

По результатам встречи IPMA и PMI выразили готовность к сотрудничеству в разработке совместных глобальных этических стандартов, которые позволят гарантировать, что наследие, которое организации оставляют обществу, поможет сделать мир лучше.

Можно также предположить, с учетом уровня представительства, что обсуждались и другие важнейшие для нашей области вопросы и перспективы возможного взаимодействия, но они остались «за кадром» официальных пресс-релизов.

Тем не менее, очевидным образом, назрела более тесная координация деятельности основных конкурирующих институтов проектной деятельности.

Вопрос насколько эти новости позитивны непосредственно для Ассоциации СОВНЕТ остается открытым: стоит напомнить, что PMI прекратила свою деятельность в нашей стране исходя именно из «этических» соображение и Ассоциации стоило немалых усилий сохранить и международную сертификацию, и международный статус СОВНЕТа. Таким образом не исключено, что чрезмерно тесная координация действий IPMA и PMI может в перспективе осложнить нашу деятельность.

В то же время хочется верить, что несмотря на определенные опасения, взаимодействие IPMA и PMI позволит еще больше популяризовать, упорядочить и вывести эффективность проектного менеджмента на новый уровень, внедрить его в новые сферы деятельности.

В заключение хотелось бы еще раз напомнить для желающих развить свои компетенции в сфере проектного управления и/или стать частью международного профессионального сообщества, что национальная ассоциация управления проектами СОВНЕТ представляет Россию в IPMA c 1991 года, успешно прошла международную валидацию на соответствие блоку программам и требованиям IPMA для национальных ассоциаций - членов IPMA и, таким образом, до 2025 года включительно «СОВНЕТ-Серт» подтвердил свое эксклюзивное право проводить на территории нашей страны международную сертификацию специалистов по управлению проектами».
  

Учитесь всему, что может дать проект
Антон Маркин, эксперт в проектом и бережливом управлении (АНО «Мосстратегия»)

«Проект - это всегда выход за рамки. Если бы задачи возможно было решать в рамках операционной деятельности, то и проекты реализовывать было бы незачем (хотя многие стремятся упорядочить проектную деятельность, чтобы все процедуры были описаны, выполнялись в соответствии с регламентами и, в большей степени, реализовывались как текущая операционная деятельность – я и сам этим грешу). Но проект – это всегда шаг в неизвестное. И задача руководителя проекта снижать влияние рисков и не допускать, чтобы задуманное воплощалось с какими-либо отклонениями. Если проект типовой, то задача РП работать с возникающими рисками и проблемами. Если нетиповой, то… То практически все зависит от грамотности и компетентности РП – это как запустить стартап, рискуя ресурсами компании.

Вот эти нетипичные ситуации и заставляют работать мозг руководителя проекта. От того, сколько непростых задач вы решите (или не решите, но получите бесценный опыт) и будет зависеть «прокачка» вашей «управленческой мышцы». Безусловно новичку не доверят сложный нестандартный проект, он всегда будет под наблюдением более опытных товарищей, проектных комитетов и руководителей. Но, чем более опытен руководитель проекта, тем более сложные задачи ему будут поручать – вплоть до открытия и возглавления новых направлений бизнеса.

Учитесь всему, что вам дает проект. «Прокачивайте» себя и свои навыки».

Обсудить с экспертами эти и другие вопросы, связанные с практикой проектного управления, а также предложить свой материал для публикации, можно на площадке СППУ.

Вступить в сообщество можно по ссылке.