Эксперт говорит - подборка свежих публикаций

Уважаемые коллеги! Предлагаем вашему вниманию подборку свежих публикаций, размещенных в телеграм-канале Сообщества практиков проектного управления  (автор и модератор канала – Александр Калтыков, вице-президент СОВНЕТ).

 

Проектное управление глазами заказчика

 

Александр Калтыков

Вице-президент Ассоциации управления проектами «СОВНЕТ»

 

Задача номер один любого руководителя проекта — сделать так, чтобы клиент остался доволен. Но часто возникает проблема взаимопонимания: одни хотят одно, другие понимают другое. Давайте разберем главные моменты, которые помогут наладить контакт с заказчиком и создать действительно нужный продукт. На самом деле они очень просты, понятны и скорее всего вы именно так и поступаете. НО, как показывает практика знать не значит делать. Поэтому сегодня ещё раз о главных правилах, проверенных опытом и трудностями.

Что важно учитывать при работе с заказчиком?

1. Все начинается с правильных вопросов

Выясните подробно, чего хочет ваш клиент. Иногда кажется, что задача понятна, но потом выясняется, что сделано было не то. Обязательно уточняйте ЛЮБЫЕ нюансы на старте проекта.

2. Говорите чаще и открыто

Делитесь информацией РЕГУЛЯРНО. Общайтесь удобным способом: встречи, звонки, письма. Всегда объясняйте, как идут дела и куда движется проект. Так проще заметить проблему раньше, чем она станет критичной.

3. Следите за сроками и деньгами

Это то, что волнует клиентов больше всего. Важно сообщать ВОВРЕМЯ, если возникли задержки или перерасход бюджета. Будьте готовы объяснить причины и показать пути исправления ситуации.

4. Результат совпадает с обещаниями

Каждое промежуточное достижение должно соответствовать ожиданиям заказчика. Проверяйте регулярно, устраивает ли его то, что получается на выходе. Лучше решить мелкие недочеты СРАЗУ, чем переделывать весь проект позже.

5. Быстро реагируйте на изменения

Клиенты могут менять свое мнение по ходу работы. Ваша задача — оценивать последствия таких решений и ПРЕДЛАГАТЬ варианты, которые минимизируют ущерб проекту.

6. Создайте атмосферу доверия

Покажите клиенту, что вы ЗАИНТЕРЕСОВАНЫ в хорошем результате так же сильно, как и он сам. Открытость и готовность честно обсуждать сложности укрепляют взаимное доверие и способствуют продолжительному сотрудничеству.

 

Подведем итоги

 

Хорошее взаимодействие с заказчиком — основа успеха любого проекта. Для развития навыков общения с клиентами мы рекомендуем нашим участникам тренажёр «Практикум». Там можно прокачать элемент компетенции «Переговоры», который особенно важен для тех, кто хочет глубже понимать точку зрения заказчика и решать возникающие вопросы быстрее и эффективнее.

 

Почему цель проекта — это фундамент успеха?

 

Евгений Беспалов

Руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

 

Без четкой цели проект похож на корабль без маяка: двигаться можно, но куда и зачем — непонятно. Разбираемся, почему цель так важна:

 

1. Дает направление

— Помогает команде и стейкхолдерам понимать, куда идти и куда вкладывать ресурсы.

— Убирает «распыление» на второстепенное.

 

2. Позволяет измерить результат

— Четкие критерии (например, «+15% дохода за год») показывают, достигнут ли успех.

— Без цели непонятно, завершился ли проект вообще.

 

3. Мотивирует команду

— Люди работают эффективнее, когда видят смысл («построить школу» vs. «копать ямы»).

— Выравнивает интересы всех участников.

 

4. Упрощает планирование

— Цель — основа для задач, ресурсов и сроков.

— Например, «запустить приложение к Д1» сразу определяет дедлайны для всех этапов.

 

5. Снижает риски

— Позволяет оценить реалистичность (хватит ли бюджета, времени?).

— Помогает вовремя заметить отклонения и скорректировать курс.

 

6. Улучшает коммуникацию

— Четкая цель — якорь для переговоров с инвесторами и партнерами.

— Стартап с целью «5% рынка за 2 года» привлекает инвестиции легче, чем проект с размытыми обещаниями.

 

Что будет без цели?

 

-Хаос в приоритетах («все делают что-то важное»).

-Перерасход ресурсов.

-Конфликты из-за разных ожиданий.

-Невозможность оценить результат.

 

Классическая аналогия:

Проект без цели — как корабль в океане без маяка. Можно плыть, но вряд ли приплывёшь куда нужно.

 

И не только в проектах

 

То же самое — в жизни, карьере, личном развитии. Без цели легко потеряться в рутине, тратить силы на неважное и годами топтаться на месте. Чёткий ориентир («выйти на доход Х», «освоить навык Y», «переехать в Z») превращает мечту в план и помогает двигаться осознанно.

 

Вывод:

Цель превращает идею в осмысленный план. Без неё даже гениальный замысел рискует провалиться.

 

А у ваших проектов (или жизненных стратегий) есть чёткие цели?

 

Что такое нематериальный актив или почему важно формировать и накапливать базу знаний в проекте?

 

Александр Калтыков

Вице-президент Ассоциации управления проектами «СОВНЕТ»

 

Сегодняшняя история продемонстрирует значимость систематического накопления знаний и обмена опытом внутри команды, особенно в сфере управления крупными проектами.

 

В моей практике был случай, когда после успешного завершения проекта возникла непредвиденная проблема: значительное число ключевых участников покинули команду. Основной причиной стало нежелание переезда в другой регион или частые командировки.

 

Тем не менее, благодаря наличию формализованной базы знаний, процесс адаптации прошёл относительно гладко. 

 

Накопленные материалы содержали подробную структуру работ, методические рекомендации и оптимальные методы решения возможных затруднений. Таким образом, созданная база позволила минимизировать риски и сохранить темпы реализации последующих этапов проекта. Кстати, второй проект был реализован быстрее и экономичнее!

 

Практичные советы по созданию эффективной базы знаний:

 

1. Определите области применения: Уже на этапе формирования фиксируйте, где именно полученный опыт можно применить повторно. Например, в моём опыте это были работы верхнего уровня структурной декомпозиции работ (СДР).

2. Фиксируйте не только проблему и способ предотвращения, но и как можно применить опыт в будущем: Важно описать не только саму проблему и применённое решение, но и меры предосторожности, позволяющие избегать повторения аналогичной ситуации в будущем.

3. Разработайте чёткий алгоритм использования: Обеспечьте удобный доступ к материалам. К примеру, при составлении планов работ удобно собрать все относящиеся к задаче материалы и организовать быстрое ознакомление с командой.

 

Ещё один неочевидный лайфхак: накопленную базу необходимо обсуждать с экспертами, проверяйте релевантность своего опыта — это то, что имеет ценность сейчас и будет иметь неоценимую ценность (актив) в будущем.

 

 

Как главный скептик компании помог внедрить проектное управление

 

Евгений Беспалов

Руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

 

История о том, как финансовый директор — консерватор и ярый противник «новомодных методик» — неожиданно стал главным двигателем изменений.

 

1. «Нет эффекта — нет проекта»

На двери его кабинета могла бы висеть табличка с таким лозунгом. Прежде чем дать деньги, он требовал железных доказательств эффектов и окупаемости. Это заставило нас:

• Глубоко прорабатывать экономику проектов
• Четко прописывать выгоды для бизнеса
• Учить заказчиков считать ROI до старта

2. «Деньги не берутся из воздуха»

Он заставлял нас:

• Выявлять ВСЕ возможные риски
• Просчитывать финансовые последствия каждого сценария
• Заранее планировать резервы

Результат: риск-менеджмент перестал быть формальностью.

3. «Какая еще мотивация?»

Его позиция: «Люди и так должны работать!» заставила нас создать:

• Прозрачную систему KPI
• Четкие формулы расчета премий
• Объективные критерии успеха проектов

Парадокс: самый жесткий противник мотивационных схем стал самым строгим контролером их исполнения, когда мы с ним договорились о такой системе.

4. «Почему нам нужен еще один сотрудник?»

Его любимые вопросы:

• Чем занят каждый специалист?
• Почему нагрузка распределена неравномерно?
• Как обоснована необходимость новых штатных единиц?

Это привело к реальному ресурсному планированию вместо «набрать побольше людей».

5. Только цифры, никакой «воды»

Убедить его можно было только:

• Проверенными данными
• Документированными расчетами
• Подробными бизнес-кейсами

Благодаря этому проектная документация стала действительно рабочей, а не «для галочки».

6. «Сделано неточно? Переделывайте!»

Его беспощадная критика заставила нас:

• Доводить процессы до совершенства
• Искать оптимальные решения
• Избавляться от полумер

7. Лучший тренажер для переговоров

Чтобы провести любое решение, нужно было:

• Готовить безупречную аргументацию
• Продумывать контраргументы
• Уметь отстаивать свою позицию

Это стало лучшей школой для всех участников проектов.

 

Ирония судьбы

 

Он так и не полюбил проектное управление, но именно его консерватизм и требовательность стали главными факторами успешного внедрения.

 

Какой урок можно вынести?

 

Иногда, самый ценный союзник — это не тот, кто поддерживает сходу, а тот, кто заставляет доказывать каждую запятую.

 

И это же лайфхак при внедрении проектного управления: выбирайте самого сильного и жесткого оппонента и работайте с ним. Управляйте его ожиданиями.

 

Маленькие шаги vs большие скачки:

 

Или «как выгоднее и безопаснее для бизнеса проводить изменения?»

  

Екатерина Булхина

Руководитель программ ПАО «Газпром нефть», методолог и практик управления изменениями

 

Революционные реформы в бизнесе часто выглядят эффектно, но именно постепенные изменения чаще сохраняют стабильность и дают долгосрочный результат.

 

Почему маленькие шаги выигрывают?

 

-Меньше стресса для команды: сотрудники адаптируются к новым процессам без паники.

 

-Тестирование и корректировки: можно проверить гипотезу на малом масштабе, а не рисковать всем проектом.

 

-Сохранение лояльности клиентов/сотрудников :

 

не теряются из-за резких изменений в продукте, услугах или требованиях.

 

Когда бизнесу нужны «скачки»?

 

Только в кризисных ситуациях (угроза банкротства, резкий спад рынка, изменение условий) или при технологических прорывах, где промедление = потеря позиций.

 

Но даже после рывка важно вернуться к поэтапному развитию.

 

Проактивное управление изменениями всегда эффективнее, безопаснее и надежнее, чем реактивное. Встречу кризиса лицом к лицу могут выдержать не только лишь все немногие

 

Вывод:

 

Успешные компании строятся по кирпичику.

 

Радикальные реформы — это аварийный выход, а не стратегия.

 

Лучше эволюция, чем революция: меньше рисков, больше контроля.

 

Как говорить «нет» заказчику?

 

Дилара Ижбердеева

Кандидат экономических наук;

Консультант в сфере стратегического и управленческого консалтинга.

 

В начале карьеры проектному менеджеру может показаться, что главная его задача — выполнять всё, что говорит заказчик. Ведь именно так можно обеспечить самый высокий уровень сервиса.

 

Но со временем приходит понимание: плохое «да» вредит проекту сильнее, чем честное «нет». Соглашаясь на невыполнимые задачи или нереальные сроки, ты либо выгораешь команду, либо всё равно не оправдываешь завышенные ожидания заказчика, а чаще — и то, и другое одновременно.

Поэтому вовремя сказанное «нет» — это тоже важная часть работы руководителя.

 

Конечно, нельзя просто сказать «нет» в ответ на просьбу заказчика, поэтому я использую определённые техники отказа.

 

3 техники отказа без конфликта:

1. «Да, но...» — не отказ, а выбор

«Да, задача может быть выполнена, но сроки проекта увеличатся на 2 недели, и будет упущен выход на управляющий комитет в конце июня. Подойдёт ли такой вариант?»

Почему работает: заказчику даётся возможность выбрать, обеспечивая прозрачность последствий его решений.

2. Предлагать альтернативу

«Сложную интеграцию можно заменить на готовый API — это будет быстрее в три раза и без потери функциональности».

Почему работает: вы позиционируете себя как эксперт и предлагаете разумную и выгодную альтернативу получения требуемого заказчиком результата.

3. Опора на договорённости

«В техническом задании предусмотрено три итерации тестирования, чтобы покрыть весь разрабатываемый функционал. Если сократить количество тестов, риски багов увеличатся примерно на 40%. Это может негативно сказаться на конечном продукте и, наоборот, увеличить сроки его вывода на рынок».

Почему работает: защищаются ранее согласованные условия, объясняются причины их установления и потенциальные риски несоблюдения.

 

Личный инсайт:

Когда я перестала бояться говорить «нет» и начала делать это честно и уважительно, мои отношения с заказчиками и командой существенно улучшились. Был случай, когда заказчик настаивал на нереалистичном скоупе проекта. Я корректно, подкрепив расчётами и аналитикой, объяснила текущие ограничения его процессов, которые делают скоуп нереалистичным, а также пояснила, каких результатов можно достичь сейчас и что необходимо, чтобы достичь желанных результатов в перспективе. Заказчик оценил мой профессионализм, а у команды выросла мотивация, так как они получили выполнимую задачу.

 

 

Обсудить с авторами публикаций эти и другие актуальные вопросы в области развития проектного управления можно в телеграм-чате Сообщества Практиков Проектного Управления. Напомним, что на площадке канала также продолжается ежедневная утренняя викторина на знание элементов компетентности, описанных в международном стандарте IPMA ICB 4. Вступить в сообщество можно по ссылке.